Tilauksesta ostolaskuun saman tiedon päälle — ei kahteen kertaan kirjausta.
Ostotilaus toimittajalle → vastaanotto viivakoodilla → ostolaskun automaattinen täsmäytys → kustannusten kohdistus projektille tai työmaalle. Ostoreskontra hoituu rinnalla, ei jälkikäteen.
Kassavirta · 30 pv ennuste
AI · v3.2AI · INSIGHT Asiakas Rakennus Oy on −12 % keskimääräistä kannattavuutta.
Suositus: tarkista tuntihinta tai siirrä laskutusrytmi 14 → 7 päivään.
Ongelmat
Miksi ostotilausprosessi vuotaa pk-yrityksessä
Hankinnat tehdään monessa kanavassa — sähköposti, puhelin, verkkokauppa — ja niiden seuranta hajaantuu järjestelmien ja Excel-pohjien välille.
Ostotilaukset Excelissä tai sähköpostissa
Kuka on tilannut mitä, milloin? Tilauskannan kokonaiskuva selviää vain kun joku istuu päivän etsimässä.
Vastaanotto ja ostolasku eivät kohtaa
Tavara saapuu ilman lähetelistaa tai lähete ja lasku tulevat eri viikkoina. Täsmäyttäminen vaatii detektiivityötä.
Kustannukset eivät kohdistu projektille
Ostolasku kirjautuu yleisenä kuluna — projekti- tai työmaakate näyttää optimistiselta, koska osa kuluista jää näkymättä.
Toimittajan toimitusvarmuus näkymättömissä
Mikä toimittaja toimittaa ajoissa, mikä viivästyy? Ei tilastoa — myynti lupaa toimitusaika-arviot muistinvaraisesti.
Maksupäätös tehdään ilman kassakontekstia
'Onko meillä rahaa tälle 8 000 € laskulle nyt?' — tarkistus vie 20 min joka kerta.
Workflow
Operatiivinen ostotilausvirta Laskupisteellä
Tilauksesta ostolaskun maksuun yhdellä virralla — sama tieto kulkee ostotilauksesta vastaanottoon ja katelaskentaan.
- step01
Tarpeen tunnistus
VarastoHälytysraja-saldon alitus, projektin materiaalitarve tai myynnin tilausvahvistus avaa ostotilauksen automaattisesti.
- step02
Ostotilaus toimittajalle
HankintaToimittajan tuote-, hinta- ja toimitusehdot vetävät pohjan automaattisesti. Lähetys verkkolaskuna tai PDF-sähköpostina.
- step03
Tilausvahvistuksen seuranta
HankintaToimittaja vahvistaa tilauksen ja toimitusajan — status päivittyy, myynti näkee saatavuuden.
- step04
Vastaanotto viivakoodilla
VarastoSaapunut tavara luetaan viivakoodilla — määrät täsmäytetään ostotilaukseen, varasto päivittyy heti.
- step05
Ostolaskun täsmäytys
TalousSaapunut ostolasku verrataan automaattisesti ostotilaukseen ja vastaanottoon — tarkista ja hyväksy.
- step06
Kustannusten kohdistus
AnalytiikkaOstolasku kohdistuu projektille, työmaalle tai kustannuspaikalle — kate lasketaan oikein, ei keskihintapohjaisesti.
- step07
Maksu kassanäkymästä
TalousHyväksytyt ostolaskut näkyvät kassanäkymässä eräpäivän mukaan — maksupäätös tehdään kontekstissa, ei sokeasti.
Toimialakohtaiset ominaisuudet
Mitä prosessi vaatii järjestelmältä
Ostotilauksen avaaminen yhdellä klikillä
Hälytysraja tai myyntitilaus avaa ostoehdotelman automaattisesti — myöskään 'unohdettu tilata' -tilanteita ei synny.
Toimittajarekisterin hinta- ja toimitusehdot
Toimittajakohtaiset alennukset, maksuehdot ja toimitusehdot vetävät tilauspohjan automaattisesti.
Vastaanotto mobiilissa
Viivakoodi luetaan puhelimella tai skannerilla — määrät täsmäytetään ostotilaukseen heti.
Ostolaskun automaattinen täsmäytys
Ostolaskun rivit verrataan ostotilaukseen ja vastaanottoon — poikkeamat hälyttävät, ei tunteja täsmäytystyötä.
Kustannusten kohdistus PO-tasolla
Ostolasku kohdistuu projektille, työmaalle tai kustannuspaikalle riveittäin — kate-laskenta oikein, ei keskihintaan.
Toimittajan toimitusvarmuus-historia
Tilaus → vahvistus → toimitus → täsmäyspoikkeamat per toimittaja — myyjäkohtainen tilasto auttaa neuvotteluissa.
Kassakonteksti maksupäätöksessä
Hyväksytyt ostolaskut + avoimet myyntilaskut + sopimukset → 30/60/90 pv kassaennuste yhdessä näkymässä.
AI & Analytics
AI tunnistaa toimittajariskit ja hinnoittelumahdollisuudet
Suositukset perustuvat oman ostohistoriasi tunnuslukuihin viimeisten 12 kk ajalta.
- Toimittajariippuvuus
Toimittaja A vastaa 47 % komponentti X:n hankinnoista — toimitusvarmuus 86 %, vaihtelu ±9 päivää.
Suositus Avaa rinnakkainen toimittaja Y (70/30-jako) — toimitusvarmuus paranee ja neuvotteluasema vahvistuu hinnankorotuksissa.
- Volyymialennusmahdollisuus
Tilaat tuotetta B 3–4 kertaa kuukaudessa pieninä erinä — yhteishankinta vastaa 14 % volyymialennukseen toimittajan B-listalla.
Suositus Konsolidoi hankinta kuukauden alkuun — säästöpotentiaali 4 800 €/v.
- Hintainflaatio
Komponentti C:n ostohinta on noussut 9 % 6 kk aikana, mutta myyntihinta on pysynyt ennallaan.
Suositus Korota myyntihinta 6 % tai vaihda toimittaja D:hen (hinta −7 %). Kateinflaatiopuskuria 1 850 €/kk.
Prosessikaavio
Roolit ja vastuut yhdellä silmäyksellä
| RooliToimittaja | Tilausvahvistus + toimitusaika → confirmation Toimitus + lähete → delivery Ostolasku → invoice |
|---|---|
| RooliHankinta / varasto | Ostotilauksen avaaminen → po Vastaanotto viivakoodilla → receive Poikkeamien selvitys → issues |
| RooliTalous | Ostolaskun täsmäytys → match Hyväksyntä ja maksu → pay Kustannusten kohdistus → alloc |
Liittyvät oppaat
Liittyvät työkalut ja toimialat
Aloita ostotilausten ja kustannusten kohdistuksen näkymästä.
Saat suosituksen omalle yritykselle 60 sekunnissa — ei myyntipuhelua ennen kuin haluat.