Finvoice-verkkolasku: täydellinen opas pk-yrityksille

Mikä Finvoice on?

Finvoice on suomalainen verkkolaskun sanomastandardi. Se on XML-muotoinen tiedosto, jossa laskun jokainen tieto – myyjä, ostaja, laskurivit, verokannat, eräpäivä ja viite – on omassa kentässään. Siksi vastaanottajan järjestelmä voi lukea laskun koneellisesti, eikä kenenkään tarvitse kirjoittaa sitä uudelleen.

Finvoicea ylläpitää Finanssiala ry, ja sen ensimmäinen versio julkaistiin vuonna 2003. Nykyinen versio on Finvoice 3.0, joka noudattaa sähköisen laskun eurooppalaisen standardin EN 16931 semanttista mallia. Finvoice on myös pankkien ja maksulaitosten tarjoaman Finvoice-välityspalvelun nimi: laskut kulkevat pankkien välisessä verkossa lähettäjän pankista vastaanottajan pankkiin.

Suomessa käytetään rinnakkain muitakin verkkolaskuformaatteja, kuten TEAPPSXML:ää, ja kansainvälisessä kaupassa Peppol-verkkoa. Pk-yrittäjän ei yleensä tarvitse valita formaattia itse, koska laskutusohjelma ja välittäjät hoitavat muunnokset. Olennaista on, että vastaanottajan verkkolaskuosoite on oikein.

Finvoice, verkkolasku ja e-lasku – mitä eroa?

• Verkkolasku on yleisnimi yritysten ja julkishallinnon väliselle sähköiselle laskulle, joka siirtyy koneluettavana järjestelmästä toiseen. Finvoice on yksi verkkolaskun formaatti.
• E-lasku on kuluttajalle lähetettävä sähköinen lasku, joka saapuu suoraan asiakkaan verkkopankkiin. Kuluttaja hyväksyy sen maksuun pankissaan, ja se kulkee samaa pankkien Finvoice-infrastruktuuria pitkin.
• PDF-lasku sähköpostissa on laillinen lasku, mutta ei verkkolasku. Vastaanottaja joutuu tallentamaan sen tiedot käsin tai skannauspalvelun kautta.

Sähköisen laskutuksen perusteista kerrotaan yleisemmin Laskutuksen ABC:n sähköinen laskutus -osiossa.

Onko verkkolasku pakollinen?

Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) antaa yritykselle oikeuden saada lasku pyynnöstä sähköisenä toiselta yritykseltä. Laki koskee yrityksiä, joiden tilikauden liikevaihto on yli 10 000 euroa. Sähköisellä laskulla laki tarkoittaa laskua, joka noudattaa eurooppalaista standardia EN 16931, ja Finvoice 3.0 on rakennettu sen mukaiseksi.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että jos yritysasiakkaasi pyytää verkkolaskua, sinun on pystyttävä lähettämään sellainen. Julkishallinto – valtio, kunnat ja muut hankintayksiköt – ottaa laskunsa vastaan verkkolaskuina, joten julkiselle sektorille myyvä yritys tarvitsee verkkolaskutuksen joka tapauksessa. Paperi- ja PDF-laskuja voi edelleen lähettää asiakkaille, jotka eivät verkkolaskua pyydä.

Verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus

Paperilasku tarvitsee postiosoitteen, verkkolasku kaksi tunnusta:

• Verkkolaskuosoite yksilöi vastaanottajan. Yrityksillä se on usein OVT-tunnus, joka muodostuu maatunnuksesta 0037, Y-tunnuksesta ilman väliviivaa ja mahdollisesta tarkenteesta. Pankin kautta verkkolaskuja vastaanottavalla osoite voi olla myös tilinumero IBAN-muodossa.
• Välittäjätunnus kertoo, kenen kautta vastaanottaja ottaa laskunsa vastaan: pankin BIC-tunnus tai verkkolaskuoperaattorin tunnus.

Molemmat saat asiakkaalta itseltään. Kysy ne asiakkuuden alussa samalla kun sovit maksuehdosta. Monet yritykset kertovat tiedot myös verkkosivuillaan, ja niitä voi hakea TIEKEn ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta. Y-tunnuksen voi varmistaa Y-tunnuksen tarkistajalla ja pankin BIC-tunnuksen BIC-selvittimellä.

Sama yritys voi käyttää eri osoitteita eri yksiköille tai kustannuspaikoille. Jos asiakas on antanut tarkenteen, käytä sitä, sillä muuten lasku voi päätyä väärälle käsittelijälle.

Miten lasku kulkee: pankit ja operaattorit

Verkkolasku ei kulje suoraan lähettäjältä vastaanottajalle, vaan välittäjien kautta:

1. Laskutusohjelma muodostaa laskusta verkkolaskusanoman.
2. Lähettäjän välittäjä – pankki tai verkkolaskuoperaattori – ottaa sanoman vastaan.
3. Jos vastaanottajalla on eri välittäjä, välittäjät siirtävät laskun keskenään. Operaattorien välillä tästä käytetään nimitystä verkkovierailu.
4. Vastaanottajan välittäjä toimittaa laskun asiakkaan järjestelmään.

Finvoice-operaattoriksi kutsutaan arkikielessä mitä tahansa välittäjää, joka käsittelee Finvoice-muotoisia laskuja. Pk-yrittäjän kannalta tärkeintä on, että laskun voi lähettää mihin tahansa suomalaiseen verkkolaskuosoitteeseen – ei vain saman pankin tai operaattorin asiakkaille. Kysy tätä, kun vertailet laskutusohjelmia.

Käyttöönotto askel askeleelta

1. Selvitä, ketkä asiakkaistasi haluavat verkkolaskun. Aloita suurimmista yritysasiakkaista ja julkisen sektorin asiakkaista.
2. Kerää verkkolaskuosoitteet ja välittäjätunnukset asiakasrekisteriin.
3. Tarkista laskun perustiedot. Viitenumeron, IBAN-tilinumeron, eräpäivän ja ALV-erittelyn on oltava oikein, koska vastaanottajan järjestelmä lukee ne koneellisesti. Viitteen saa viitenumerolaskurilla, ja tilinumeron voi tarkistaa IBAN-tarkastajalla.
4. Kysy asiakkaan omat viitetiedot. Moni yritys vaatii laskulle tilausnumeron, kustannuspaikan tai tilaajan nimen. Ilman niitä lasku voi palata tai jäädä käsittelyyn.
5. Lähetä ensimmäinen lasku ja pyydä kuittaus. Kun ensimmäinen lasku on mennyt perille, seuraavat kulkevat samaa reittiä.

Laskun pakollinen sisältö on sama kuin paperilaskussa. Se käydään läpi myyntilaskutusosiossa.

Hyvityslasku ja korjaukset verkkolaskuna

Lähetettyä verkkolaskua ei voi muokata eikä perua, koska se on jo vastaanottajan järjestelmässä. Virhe korjataan samalla tavalla kuin paperilaskussa: lähetetään hyvityslasku, joka kumoaa alkuperäisen kokonaan tai osittain, ja tarvittaessa uusi, oikea lasku. Hyvityslaskussa on oltava yksiselitteinen viittaus alkuperäiseen laskuun, esimerkiksi sen numero.

Lähetä hyvityslasku samaa reittiä kuin alkuperäinen – samaan verkkolaskuosoitteeseen ja samoilla ostajan viitetiedoilla. Muuten ostajan järjestelmä ei osaa yhdistää niitä, ja alkuperäinen lasku voi mennä maksuun hyvityksestä huolimatta.

Myös vastaanotto kannattaa hoitaa

Verkkolaskutus toimii molempiin suuntiin. Kun oma yrityksesi ottaa ostolaskut vastaan verkkolaskuina, ne voi tarkastaa, hyväksyä ja kirjata ilman tulostamista ja käsin tallentamista. Kerro oma verkkolaskuosoitteesi ja välittäjätunnuksesi toimittajillesi, ja lisää ne omille laskuillesi ja verkkosivuillesi. Tarkista myös, että osoitteesi löytyy TIEKEn verkkolaskuosoitteistosta, josta muut yritykset niitä hakevat. Osoitteiston tiedot ylläpitää välittäjäsi.

Pyydä samalla toimittajilta, että laskuilla on aina sinun tilausnumerosi tai muu sovittu viite. Silloin jokaisen ostolaskun voi yhdistää tilaukseen, ja hyväksyntä nopeutuu.

Yleisimmät virheet

• Väärä tai vanhentunut verkkolaskuosoite. Yritykset vaihtavat välittäjää, joten tarkista osoite, jos lasku palaa.
• Puuttuva ostajan viite. Jos tilausnumero puuttuu, lasku jää helposti ostajan päässä kiertämään hyväksyjältä toiselle.
• Erittely vain liitteessä. Laskun sisältö kannattaa kirjoittaa laskuriveille. Liitteet ovat lisätietoa, eivätkä ne korvaa rivejä, joita vastaanottajan järjestelmä lukee.
• Yritysten verkkolasku kuluttajalle. Kuluttaja tarvitsee e-laskun tai paperi- tai PDF-laskun.

Verkkolasku ei itsessään nopeuta maksua, mutta se poistaa syitä viivästyksille: lasku ei huku sähköpostiin eikä jää odottamaan tallentajaa. Jos maksuajat venyvät, lue DSO- ja kassavirtaopas.

Verkkolaskut Laskupisteessä

Laskupisteestä laskun voi lähettää verkkolaskuna, sähköpostilla tai kirjeenä, ja lähetystapa valitaan asiakkaan mukaan. Lähetysten kappalehinnat näet hinnastosta, ja säästölaskuri arvioi, paljonko sähköinen laskutus säästää aikaa omalla laskumäärälläsi. Kaikki lähetystavat löytyvät laskutusohjelman esittelystä.