Varastonhallinta pk-yrityksessä: Excelistä oikeaan järjestelmään

Milloin Excel ei enää riitä?

Excel on hyvä ensimmäinen varastojärjestelmä: se on tuttu, joustava ja valmiiksi koneella. Ongelmat alkavat, kun taulukon saldo ja hyllyn todellisuus eroavat toisistaan eikä kukaan tiedä, kumpi on oikeassa. Tyypillisiä merkkejä siitä, että raja on ylitetty:

• Nimikkeitä on satoja, tai niillä on muunnelmia (koko, väri, pituus), ja rivejä on vaikea pitää järjestyksessä.
• Saldoa päivittää useampi ihminen, ja muutokset tallentuvat eri versioihin.
• Myyntiä tulee useasta kanavasta – verkkokaupasta, myymälästä, puhelimitse – ja sama tuote ehditään myydä kahdesti.
• Tuotteita on useammassa paikassa: varastossa, pakettiautoissa ja työmailla.
• Lisää tilataan vasta, kun jokin on jo loppunut.

Yksikin näistä on syy harkita oikeaa järjestelmää. Kaksi tai useampi tarkoittaa yleensä, että taulukon ylläpitoon ja virheiden selvittelyyn kuluu jo enemmän aikaa kuin järjestelmä maksaisi.

Varastonhallinnan perusrakenne

Järjestelmästä riippumatta varastonhallinta rakentuu kolmesta osasta.

1. Nimikerekisteri. Jokaisella tuotteella on yksilöllinen tuotekoodi (SKU), nimi, yksikkö (kpl, m, kg), ALV-kanta, hankintahinta ja myyntihinta. Yksikkö on tärkeämpi kuin miltä näyttää: jos kaapelia ostetaan keloittain ja myydään metreittäin, muunnos määritellään kerran eikä sitä lasketa joka kerta uudelleen.

2. Varastopaikat. Missä tuote fyysisesti on: varasto, hylly tai auto. Hyllypaikka nopeuttaa keräilyä ja inventaariota, koska tuotetta ei tarvitse etsiä.

3. Saldotapahtumat. Saldo ei ole luku, jota muokataan käsin, vaan tulos tapahtumista: ostotilauksen vastaanotto lisää, myynti ja toimitus vähentävät, siirto vaihtaa paikkaa ja inventaarioero korjaa. Kun jokainen muutos on tapahtuma, jokaiselle saldolle löytyy selitys.

Viimeinen kohta on suurin ero Exceliin. Taulukossa saldo on luku, jonka joku on viimeksi kirjoittanut. Järjestelmässä saldo lasketaan siitä, mitä on oikeasti tapahtunut.

Hälytysraja ja tilauspiste

Hälytysraja eli tilauspiste on saldo, jonka alittuessa tuotetta tilataan lisää. Se kannattaa laskea eikä arvata:

Tilauspiste = keskimääräinen menekki päivässä × toimitusaika päivinä + varmuusvarasto

Esimerkki: tuotetta kuluu keskimäärin 4 kappaletta päivässä, toimittaja toimittaa 10 päivässä ja varmuusvarastoksi halutaan viikon menekki eli 28 kappaletta. Tilauspiste on 4 × 10 + 28 = 68 kappaletta. Kun saldo laskee 68:aan, tilaus lähtee, ja tavara ehtii perille ennen kuin hylly tyhjenee.

Varmuusvaraston koko on liiketoimintapäätös. Mitä epätasaisempi menekki ja epävarmempi toimittaja, sitä suurempi puskuri tarvitaan – mutta jokainen hyllyssä makaava kappale on sidottua rahaa. Siksi rajat kannattaa tarkistaa esimerkiksi neljännesvuosittain myyntihistorian perusteella, erityisesti kausituotteissa.

Kiertonopeus: sidottu raha näkyviin

Saldon seuranta kertoo, mitä hyllyssä on. Kiertonopeus kertoo, kannattaako sen olla siellä. Varaston kiertonopeus lasketaan jakamalla kauden aikana myytyjen tuotteiden hankintameno varaston keskimääräisellä arvolla. Jos tuotteita myytiin vuodessa 120 000 euron hankintahinnalla ja varaston arvo oli keskimäärin 30 000 euroa, varasto kiersi neljä kertaa. Keskimäärin tuote siis odotti hyllyssä noin kolme kuukautta (365 / 4 ≈ 91 päivää).

Koko varaston luku on vasta alku. Hyödyllisempää on jakaa nimikkeet ryhmiin menekin mukaan: pieni joukko tuotteita tuo yleensä valtaosan myynnistä, ja hitaasti liikkuvien nimikkeiden pitkä häntä sitoo rahaa ja hyllytilaa. Hitaimmista kannattaa päättää erikseen: tilataanko niitä enää varastoon vai vasta asiakkaan tilauksesta.

Inventaario: tilinpäätöksessä ja arjessa

Inventaariossa varaston todellinen määrä lasketaan ja sitä verrataan järjestelmän saldoon. Tilinpäätöksessä vaihto-omaisuuden määrä ja arvo on pystyttävä osoittamaan, joten inventaario tilikauden päättyessä on käytännössä välttämätön.

Vuosi-inventaarion lisäksi kannattaa harkita kiertävää inventaariota: joka viikko lasketaan pieni osa nimikkeistä, esimerkiksi yksi hyllyväli. Virheet löytyvät viikkojen eikä vuoden viiveellä, ja niiden syy on vielä selvitettävissä. Aloita arvokkaimmista ja nopeimmin liikkuvista tuotteista, koska niissä virheet maksavat eniten.

Kun inventaarioero löytyy, kirjaa se tapahtumana syineen (hävikki, rikkoutuminen, kirjausvirhe). Pelkkä saldon korjaus ilman syytä peittää ongelman, joka toistuu.

Vaihto-omaisuuden arvostus

Varaston arvo tilinpäätöksessä perustuu hankintamenoon. Kirjanpitolain 5 luvun 6 §:n mukaan hankintameno voidaan laskea esimerkiksi FIFO-periaatteella (ensin hankittu katsotaan myydyksi ensin) tai keskihintamenetelmällä. Lisäksi noudatetaan alimman arvon periaatetta: jos tuotteen jälleenhankintameno tai todennäköinen myyntihinta on hankintamenoa pienempi, varasto arvostetaan alempaan arvoon.

Verotuksessa sallitut menetelmät ovat suppeammat kuin kirjanpidossa, joten sovi arvostusmenetelmä tilitoimistosi kanssa ja pysy siinä. Järjestelmän tehtävä on pitää hankintahinnat tallessa jokaisesta saapumisesta, jotta arvo voidaan laskea ilman erillistä selvitystyötä tilinpäätöshetkellä. Vaihto-omaisuuden kirjanpidosta kerrotaan lisää Laskutuksen ABC:n kirjanpito-osiossa.

Sarja- ja eräseuranta: kuka sitä tarvitsee?

Useimmille pk-yrityksille riittää tieto siitä, montako kappaletta kutakin tuotetta on. Yksittäisen kappaleen tai erän jäljitettävyys tulee tarpeelliseksi, kun:

• tuotteella on takuu, joka seuraa laitetta (elektroniikka, koneet) – sarjanumero kertoo, kenelle ja milloin juuri tämä laite myytiin
• tuotteella on parasta ennen- tai viimeinen käyttöpäivä (elintarvikkeet, kosmetiikka, kemikaalit) – erä kertoo, mitkä kappaleet on myytävä ensin
• alan säädökset tai asiakkaan vaatimukset edellyttävät jäljitettävyyttä takaisinvetojen varalta

Jos mikään näistä ei koske sinua, älä ota sarjanumeroita käyttöön ”varmuuden vuoksi”. Jokainen ylimääräinen kenttä hidastaa vastaanottoa ja toimitusta.

Varasto, myynti ja laskutus samassa virrassa

Varastonhallinnan hyöty kertautuu, kun saldo on kytketty myyntiin ja ostoihin. Silloin myyntitilaus varaa tuotteen heti, toimitus vähentää saldoa ilman erillistä kirjausta ja ostotilauksen vastaanotto lisää sen. Myyjä näkee tilausta tehdessään, onko tuotetta, ja laskulle tulevat oikeat hinnat ja ALV-kannat suoraan nimikerekisteristä.

Erillisessä varasto-ohjelmassa sama tieto kulkee integraation tai käsin tehdyn siirron kautta, ja jokainen viive näkyy ylimyyntinä tai virheellisenä saldona. Tuotekohtaista katetta voi seurata luotettavasti vasta, kun hankinta- ja myyntihinta ovat samassa järjestelmässä. Yksittäisen tuotteen katetta voi kokeilla katelaskurilla.

Näin otat järjestelmän käyttöön

1. Siivoa nimikkeet ennen siirtoa. Poista kuolleet tuotteet, yhdistä tuplat ja päätä koodausperiaate. Huono data siirtyy uuteen järjestelmään yhtä huonona.
2. Tee aloitusinventaario. Aloitussaldon on oltava laskettu, ei kopioitu vanhasta taulukosta.
3. Päätä varastopaikat ja merkitse hyllyt.
4. Aseta hälytysrajat tärkeimmille tuotteille yllä olevalla kaavalla.
5. Vaihda kerralla. Rinnakkain pidetyt Excel ja järjestelmä tuottavat kaksi eri totuutta. Sovi päivä, jonka jälkeen vain järjestelmän saldo on voimassa.

Laskupisteen varasto-ominaisuuksista kerrotaan tarkemmin varastonhallintaohjelman esittelyssä.