Pk-yrityksen taloushallinto: mitä ohjelmistoa tarvitset?

Mitä pk-yrityksen taloushallinto kattaa?

Pienen yrityksen taloushallinto jakautuu kahteen osaan, jotka sekoitetaan usein keskenään. Lakisääteinen puoli on kirjanpito, arvonlisäveron ilmoittaminen, palkanlaskenta ja tilinpäätös. Niissä on tarkat säännöt ja määräajat, ja moni pk-yritys ostaa ne tilitoimistolta. Operatiivinen puoli on kaikki se, mistä kirjanpidon tositteet syntyvät: tarjoukset, tilaukset, tehdyt tunnit, varastoliikkeet, laskut ja maksujen seuranta.

Ohjelmistovalinnassa kannattaa lähteä liikkeelle operatiivisesta puolesta, koska siihen kuluu yrittäjän oma aika. Tilitoimisto hoitaa kirjanpidon omalla ohjelmallaan, mutta laskut, tunnit ja varastosaldot syntyvät yrityksen omissa järjestelmissä. Jos ne ovat Excelissä, sähköpostissa ja muistilapuilla, kirjanpitoon asti päätyy vain se, mikä muistettiin laskuttaa.

Lakisääteisen puolen perusteet – kirjanpitovelvollisuus, tositteet ja säilytysajat – käydään läpi Laskutuksen ABC:n kirjanpito-osiossa ja arvonlisäverotus ALV-osiossa.

Laskutus ensin: mitä laskutusohjelmalta vaaditaan?

Jokainen yritys tarvitsee laskutuksen ensimmäisestä myynnistä lähtien. Hyvän laskutusohjelman vähimmäisvaatimukset ovat pienelläkin yrityksellä samat:

• Verkkolaskujen lähetys. Laki antaa yritykselle oikeuden pyytää toiselta yritykseltä lasku verkkolaskuna. Laki koskee yrityksiä, joiden liikevaihto on yli 10 000 euroa. Lue lisää Finvoice-oppaasta.
• Oikeat ALV-merkinnät. Verokannat, verottomat hinnat ja käännetyn verovelvollisuuden merkinnät pitää saada laskulle ilman käsin laskemista. Katso ALV laskulla -opas.
• Viitenumerot ja maksujen seuranta. Kun jokaisella laskulla on viite, suoritukset voi kohdistaa laskuille ja myöhässä olevat erottaa yhdellä silmäyksellä.
• Toistuvat laskut. Kuukausimaksut ja sopimuslaskutus kannattaa ajastaa, jotta niitä ei tarvitse muistaa.
• Asiakas- ja tuoterekisteri. Samoja tietoja ei pidä kirjoittaa jokaiselle laskulle uudelleen.

Aloittavalle toiminimelle tai pienelle osakeyhtiölle tämä riittää usein pitkään. Laskutuksen jälkeen tärkein mittari on se, kuinka nopeasti rahat tulevat tilille – siitä kerrotaan tarkemmin DSO- ja kassavirtaoppaassa.

Kirjanpito: itse, tilitoimisto vai ohjelma?

Kirjanpitovelvollisuus koskee käytännössä kaikkia yrityksiä, mutta sen voi järjestää kolmella tavalla:

• Tilitoimisto hoitaa kirjanpidon, ALV-ilmoitukset ja tilinpäätöksen. Tämä on pk-yrityksissä yleisin malli, ja yrityksen tehtäväksi jää toimittaa tositteet ajallaan ja oikeassa muodossa.
• Oma kirjanpito-ohjelma sopii yrittäjälle, joka haluaa tehdä kirjanpidon itse ja osaa sen. Tilinpäätöksen laatimiseen moni ottaa silti ammattilaisen avuksi.
• Yhdistelmä: yritys laskuttaa ja seuraa toimintaansa omassa järjestelmässään, ja tilitoimisto saa aineiston sieltä.

Mallista riippumatta tärkein kysymys on, miten myyntilaskut ja maksut siirtyvät kirjanpitoon. Kysy tilitoimistoltasi ennen ohjelmistovalintaa, missä muodossa se haluaa aineiston, ja varmista, että laskutusohjelmasta saa sen ulos ilman käsityötä. Jokainen käsin siirretty luku on mahdollinen virhe.

Muista myös säilytysajat: kirjanpitolain mukaan tilinpäätös ja kirjanpidot säilytetään vähintään kymmenen vuotta ja tositteet, kuten myyntilaskut, vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

Palkanlaskenta: milloin se tulee ajankohtaiseksi?

Palkanlaskenta tulee eteen ensimmäisen työntekijän myötä, ja siihen liittyy velvoitteita, joita yrittäjän ei kannata opetella kantapään kautta. Työnantaja toimittaa palkasta ennakonpidätyksen, maksaa työnantajamaksut ja vakuutukset ja ilmoittaa palkkatiedot tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivästä.

Pienissä yrityksissä palkanlaskenta hoidetaan yleensä tilitoimistossa tai erillisellä palkkaohjelmalla. Yrityksen oma tehtävä on toimittaa oikeat lähtötiedot: tehdyt tunnit, lisä- ja ylityöt, poissaolot ja kulukorvaukset. Tässä kohtaa työajanseuranta ja palkanlaskenta kohtaavat. Jos tunnit kirjataan kerran oikein, samat kirjaukset kelpaavat sekä laskutukseen että palkanlaskennan pohjaksi, eikä tunteja tarvitse kerätä kuun lopussa sähköposteista ja lomakkeista.

Kun toiminta kasvaa: tunnit, varasto ja tilaukset

Laskutuksen jälkeiset tarpeet riippuvat siitä, mitä yritys myy. Yleisimmät ovat nämä kolme.

Tuntityö. Konsultti, suunnittelutoimisto, huoltoliike tai rakennusyritys laskuttaa tehtyä työtä. Silloin laskun tarkkuus riippuu siitä, kirjataanko jokainen tunti oikealle asiakkaalle ja projektille. Jos yrityksessä on työntekijöitä, työaikalaki velvoittaa lisäksi pitämään työaikakirjanpitoa. Molemmista kerrotaan työajanseurantaoppaassa.

Fyysiset tuotteet. Kun myytävää on hyllyssä, tarvitaan saldo, johon voi luottaa. Excel toimii niin kauan kuin nimikkeitä on vähän ja päivittäjiä yksi. Varastonhallintaopas auttaa tunnistamaan, milloin se raja on ylitetty.

Tilausmyynti. Kun asiakas tilaa ensin ja toimitus tulee myöhemmin, tarjous, tilaus, toimitus ja lasku ovat saman kaupan eri vaiheita. Jos ne tehdään eri paikoissa, sama tieto kirjoitetaan moneen kertaan – ja osa toimituksista jää laskuttamatta. Myynti ja tilaukset kuvaa, miten ketju toimii samassa järjestelmässä.

Muita tarpeita syntyy, kun henkilöstö kasvaa (käyttäjäroolit ja hyväksynnät) tai kun päätöksiä halutaan tehdä datan varassa (kate asiakkaittain ja tuotteittain, kassavirran ennuste).

Erillisohjelmat vai yksi alusta?

Kasvavalla yrityksellä on kaksi tapaa kattaa uudet tarpeet. Kumpikin on perusteltu, kunhan valinta on tietoinen.

Erillisohjelmat – yksi laskutukseen, toinen tuntiseurantaan, kolmas varastoon. Etuna on, että jokaiselle tehtävälle voi valita juuri siihen erikoistuneen työkalun. Haittana on, että asiakkaat, tuotteet ja hinnat pitää ylläpitää monessa paikassa, ja ohjelmien välille tarvitaan integraatioita tai käsin tehtäviä siirtoja. Jokainen siirto on kohta, jossa tietoa katoaa tai se vanhenee.

Liiketoiminta-alusta – yksi järjestelmä, jossa tarjous, tilaus, työ, varasto ja lasku liikkuvat yhdellä virralla. Etuna on yksi asiakas- ja tuoterekisteri: projektille kirjattu tunti näkyy laskulla, ja laskutettu myynti vähentää varastosaldoa. Haittana on, että yksittäinen osa-alue ei välttämättä ole yhtä syvä kuin siihen erikoistunut ohjelma.

Nyrkkisääntö: jos sama asiakas- tai tuotetieto pitäisi syöttää useampaan kuin yhteen ohjelmaan, alusta säästää enemmän aikaa kuin erillisohjelmien syvemmät ominaisuudet tuovat. Jos yritys tarvitsee vain laskutuksen ja kirjanpidon, laajempi alusta on turha.

Näin vertailet laskutusohjelmia

Laskutusohjelmien ominaisuuslistat näyttävät usein samalta. Erot löytyvät näistä kysymyksistä:

1. Hinnoittelumalli. Maksetaanko kuukausimaksua, laskukohtaisesti vai molempia? Paljonko verkkolaskun ja paperilaskun lähettäminen maksaa? Laske kustannus omalla laskumäärälläsi, älä listahinnalla.
2. Käyttäjämäärä. Kuinka monta käyttäjää hinta sisältää, ja mitä seuraava käyttäjä maksaa?
3. Kasvuvara. Voiko työajanseurannan, varaston tai tilaukset ottaa käyttöön myöhemmin samassa järjestelmässä, vai onko edessä ohjelmiston vaihto?
4. Tiedon siirto kirjanpitoon. Missä muodossa aineisto siirtyy tilitoimistolle? Kysy tätä myös tilitoimistoltasi.
5. Tietojen vienti. Saako asiakkaat, tuotteet ja laskut ulos, jos ohjelmaa joskus vaihdetaan?
6. Kokeilu omalla datalla. Tee kokeilujakson aikana oikeita laskuja oikeille asiakkaille – demoaineistolla kaikki ohjelmat näyttävät hyviltä.

Laskupisteen tasojen ominaisuudet löytyvät rinnakkain ominaisuusvertailusta. Vertailusivuilta näet, miten Laskupiste eroaa yleisimmistä vaihtoehdoista, ja säästölaskuri arvioi omilla luvuillasi, paljonko aikaa ja rahaa laskutuksen automatisointi säästää vuodessa.

Milloin ohjelmaa kannattaa vaihtaa – ja miten?

Ohjelmiston vaihto tuntuu isolta, joten sitä lykätään usein liian pitkään. Merkkejä siitä, että nykyinen ratkaisu on käynyt pieneksi:

• samaa tietoa kopioidaan viikoittain ohjelmasta toiseen
• laskutus viivästyy, koska tunteja tai toimituksia pitää ensin koota eri paikoista
• kukaan ei tiedä ilman selvitystyötä, mitkä työt ovat vielä laskuttamatta
• kuukauden lopun täsmäytys vie päiviä eikä tunteja

Kun päätös on tehty, vaihto sujuu parhaiten näin:

1. Valitse vaihtohetki. Kuukauden tai laskutuskauden vaihde on selkein; tilikauden vaihde vielä selkeämpi, jos se on lähellä.
2. Siirrä rekisterit, älä historiaa. Asiakkaat ja tuotteet siirretään uuteen järjestelmään. Vanhat laskut jäävät vanhaan ohjelmaan tai arkistoon – säilytysvelvollisuus koskee niitä edelleen.
3. Hoida avoimet laskut loppuun vanhassa. Maksuvalvonta on helpointa tehdä siinä järjestelmässä, josta lasku lähti.
4. Jatka laskunumerointia juoksevasti ja kerro vaihdosta tilitoimistolle etukäteen.

Mihin Laskupiste sopii?

Laskupiste on rakennettu portaittain kasvavalle yritykselle. Laskutus toimii kaikilla tasoilla, ja esimerkiksi tilaukset ja työajanseuranta otetaan käyttöön tasoa nostamalla – tasoa vaihdetaan, järjestelmää ei. Mitä kukin taso sisältää ja maksaa, näet hinnastosta.